Nextcloudの使い方

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オフィスソフトで作成したファイルやPDFファイル等を誰かに渡す時は、メールでの添付が一般的ですが、ファイルの容量が大きい時はクラウドストレージが便利です。

今回は設置と管理を自分でできるNextcloudの使い方を簡単に紹介します。

掲載している画像は古いバージョンのものなので、最新の画面とは表示や文言が異なりますが、機能に大きな違いはないと思います。

尚、ここでは設置方法の説明を省略しますが、Mixhostやカラフルボックスのような自動インストールに対応したレンタルサーバーを利用すると楽に設置できます。

僕が使っているカラフルボックスではcPanelのインストーラーを使えるのですが、この画面にあるNextcloudのアイコンをクリックすると、インストール画面が出てきます。

カラフルボックスのインストーラー

管理画面へログイン

Nextcloud を設置した場所(URL)にアクセスすると、ログイン画面が表示されるので、ユーザー名とパスワードを入力してログインします。

ログインが完了すると、左側にメニュー、右側にフォルダとファイルが表示されます。

ファイルやフォルダに関する作業は、右側の画面で行います。

フォルダをクリックすると、中にあるファイルが表示されます。画面上部には現在地を示す表示(パンくずリスト)があるので、ここで場所を確認できます。

ファイルをアップロード

ファイルをアップロードする時は、アップロードするフォルダを開いた状態で、パンくずリストの後ろにある「+」をクリックします。

すると操作するメニューが出てくるので、その中の「ファイルのアップロード」をクリックしてファイルを選択します。

ファイルを選択してアップロード

ただ、ファイルを画面内に移動(ドラッグ&ドロップ)するだけでもアップロードできるので、面倒くさがりの僕はいつもそうしています。

ファイルを画面内に移動

フォルダを追加

ファイルを置くフォルダは、任意で追加することができます。

フォルダを追加する時は、画面上部の「+」をクリックして「新しいフォルダ」を選択し、名前を入力してから「→」をクリック(キーボードのエンターキーでもOK)します。

また、フォルダを任意の場所へ移動できるので、間違った場所に追加してしまっても大丈夫です。

移動する時は、対象となるフォルダの右側の「…」をクリックし、表示されるメニューで「移動またはコピー」を選択します。

あとは移動先のフォルダを選んで移動するだけ。

因みに、画面上のパンくずリストに移動先のフォルダが出ている時は、そこにドラッグするだけでも移動できます。

フォルダの右側にある「…」のクリックで出てくるメニューには名前の変更、削除、ダウンロード等もあるので、それらの操作もここをクリックします。

共有機能

既存のクラウドストレージサービスと同じく、Nextcloudにも共有機能があります。この機能を使うと、アップロードしたファイルを他の人と共有することができます。

共有する方法には内部と外部があります。

内部での共有は、Nextcloud にログインした人同士で共有するというもので、アカウントを持っている複数の人でファイルを共有できます。

また、編集を許可する設定にしておけば、共同作業でファイルを作成したり、編集したりすることができます。

外部との共有は、アカウントを持っていない人と共有できる機能で、ログイン不要でファイルのダウンロードが可能になります。

添付メールが届きにくい時や容量の大きなファイルを渡す時に重宝します。

Nextcloud 内の共有機能

ファイル名もしくはフォルダ名の右にある「<」をクリックすると、共有設定の画面が表示されます。

上のほうに入力欄がありますので、そこに共有する相手のユーザー名を入力します。

ただ、名前の一部を入力すると該当するユーザーのリストが出てくるので、そこから選ぶ方が楽だと思います。

共有の指定が完了すると、画面下にユーザーが追加されます。また、右側にある「…」をクリックすると、共有する範囲を決められるので、必要に応じて変更します。

外部との共有

共有設定の画面にある「URLで共有」をクリックすると、ファイルにアクセスできるURLが表示されます。

このURLにはログイン不要でアクセスでき、そのままダウンロードすることもできるので、外部の人にファイルを渡すことができます。

もちろん、ログイン不要でアクセスできるということは、セキュリティ上のリスクもあるわけですが、有効期限とパスワードを設定しておけば、漏洩リスクを減らせます。

共有する時の手順

1.外部と共有したいファイルの右側にある共有用のアイコン(<)をクリック。

共有用のアイコン

2.右にある「+」をクリック。

URLで共有

3.必要に応じて有効期限、パスワード等を設定。

有効期限、パスワード等を設定

4.矢印付きの四角いアイコンをクリックしてリンクをコピー。

リンクをコピー

メールで知らせるなら、コピーしたURLをメール本文に貼り付けて送ればOKです。受け取った相手がメールに記載されているURLにアクセスすると、ダウンロードできる画面が表示されます。

ダウンロードできる画面

ソフトによる同期

NextcloudにはPC用とスマホ用の専用アプリもあります。

Download and install Nextcloud
Download and install Nextcloud...

このアプリを使っているパソコンとスマホにインストールしておけば、スマホで撮影した写真をNextcloudに保存してパソコンで確認したり、複数のパソコンで同じデータを見たりすることができます。

ローカルでのバックアップ

同期しておくと便利ですが、不具合や手違いでデータが削除された時も同期されてしまうので、同期に使用するフォルダのバックアップもとっておくと、いざという時に助かると思います。

僕はPC側にバックアップ専用のフォルダを作り、BunBackupというソフトでバックアップしています。

また、サーバー側にバックアップする機能がある場合は、そちらも併用すると安心です。

共有の設定

画面の右上にあるアイコンをクリックすると、設定画面に移動できます。

設定画面の左側に表示されるメニューで「共有」をクリックすると、共有に関する設定画面が表示されます。

複数の人で使う場合は、必要に応じて変更すると良いかもしれません。

メールサーバーの設定

パスワードをリセットする時やシステム側からの通知がある時は、Nextcloudからメールが届くのですが、送信に使用するメールアドレスを設定することができます。

メールの設定は、共有の設定を行った時と同じ設定画面の「基本設定」で行います。基本設定を開くと、画面右側の一番下に入力欄が表示されます。

資格情報という部分には、送信に使用するメールアドレスとパスワードを入力します。また、テスト送信ができるので、設定が終わったら正常に届くかテストしてみると良いです。