Nextcloudの使い方

オフィスソフトで作成したファイルやPDFファイル等を誰かに渡す時は、メールでの添付が一般的ですが、ファイルの容量が大きい時はクラウドストレージが便利です。

今回は、自分で設置できるNextcloud(クラウドストレージ)の使い方を簡単に紹介します。

ここでは設置済みを前提とした一般的な使い方を紹介していますが、Nextcloudに興味があるようでしたら他の記事もご覧ください。

Nextcloud
「Nextcloud」の記事一覧です。
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管理画面へログイン

Nextcloud を設置した場所(URL)にアクセスすると、ログイン画面が表示されるので、ユーザー名とパスワードを入力してログインします。

ログインが完了すると、左側にメニュー、右側にフォルダとファイルが表示されます。

ファイルやフォルダに関する作業は、右側の画面で行います。

フォルダをクリックすると、中にあるファイルが表示されます。画面上部には現在地を示す表示(パンくずリスト)があるので、ここで場所を確認できます。

ファイルをアップロード

ファイルをアップロードする時は、アップロードするフォルダを開いた状態で、パンくずリストの後ろにある「+」をクリックします。

すると操作するメニューが出てくるので、その中の「ファイルのアップロード」をクリックしてファイルを選択します。

ファイルを選択してアップロード

ただ、ファイルを画面内に移動(ドラッグ&ドロップ)するだけでもアップロードできるので、面倒くさがりの僕はいつもそうしています。

ファイルを画面内に移動

フォルダを追加

ファイルを置くフォルダは、任意で追加することができます。

フォルダを追加する時は、画面上部の「+」をクリックして「新しいフォルダ」を選択し、名前を入力してから「→」をクリック(キーボードのエンターキーでもOK)します。

また、フォルダを任意の場所へ移動できるので、間違った場所に追加してしまっても大丈夫です。

移動する時は、対象となるフォルダの右側の「…」をクリックし、表示されるメニューで「移動またはコピー」を選択します。

あとは移動先のフォルダを選んで移動するだけ。

因みに、画面上のパンくずリストに移動先のフォルダが出ている時は、そこにドラッグするだけでも移動できます。

フォルダの右側にある「…」のクリックで出てくるメニューには名前の変更、削除、ダウンロード等もあるので、それらの操作もここをクリックします。

共有機能

既存のクラウドストレージサービスと同じく、Nextcloudにも共有機能があります。この機能を使うと、アップロードしたファイルを他の人と共有することができます。

共有する方法には内部と外部があります。

内部での共有は、Nextcloud にログインした人同士で共有するというもので、アカウントを持っている複数の人でファイルを共有できます。

また、編集を許可する設定にしておけば、共同作業でファイルを作成したり、編集したりすることができます。

外部との共有は、アカウントを持っていない人と共有できる機能で、ログイン不要でファイルのダウンロードが可能になります。

添付メールが届きにくい時や容量の大きなファイルを渡す時に重宝します。

Nextcloud 内の共有機能

ファイル名もしくはフォルダ名の右にある「<」をクリックすると、共有設定の画面が表示されます。

上のほうに入力欄がありますので、そこに共有する相手のユーザー名を入力します。

ただ、名前の一部を入力すると該当するユーザーのリストが出てくるので、そこから選ぶ方が楽だと思います。

共有の指定が完了すると、画面下にユーザーが追加されます。また、右側にある「…」をクリックすると、共有する範囲を決められるので、必要に応じて変更します。

外部との共有

共有設定の画面にある「URLで共有」をクリックすると、ファイルにアクセスできるURLが表示されます。

このURLにはログイン不要でアクセスでき、そのままダウンロードすることもできるので、外部の人にファイルを渡すことができます。

もちろん、ログイン不要でアクセスできるということは、セキュリティ上のリスクもあるわけですが、有効期限とパスワードを設定しておけば、漏洩リスクを減らせます。

共有する時の手順

1.外部と共有したいファイルの右側にある共有用のアイコン(<)をクリック。

共有用のアイコン

2.右にある「+」をクリック。

URLで共有

3.必要に応じて有効期限、パスワード等を設定。

有効期限、パスワード等を設定

4.矢印付きの四角いアイコンをクリックしてリンクをコピー。

リンクをコピー

メールで知らせるなら、コピーしたURLをメール本文に貼り付けて送ればOKです。受け取った相手がメールに記載されているURLにアクセスすると、ダウンロードできる画面が表示されます。

ダウンロードできる画面

ソフトによる同期

NextcloudにはPC用とスマホ用の専用アプリもあります。

Install – Nextcloud
Nextcloud is the most deployed on-premises file share and collaboration platform. Access & collaborate across your devices. Your data remains under your control...

このアプリを使っているパソコンとスマホにインストールしておけば、スマホで撮影した写真をNextcloudに保存してパソコンで確認したり、複数のパソコンで同じデータを見たりすることができます。

ローカルでのバックアップ

同期しておくと便利ですが、不具合や手違いでデータが削除された時も同期されてしまうので、同期に使用するフォルダのバックアップもとっておくと、いざという時に助かると思います。

僕はPC側にバックアップ専用のフォルダを作り、BunBackupというソフトでバックアップしています。

また、サーバー側にバックアップする機能がある場合は、そちらも併用すると安心です。

僕が使っているMixHostにはバックアップ機能が付属しているので、PC側に何かあっても、そちらからの復旧が可能になっています。

共有の設定

画面の右上にあるアイコンをクリックすると、設定画面に移動できます。

設定画面の左側に表示されるメニューで「共有」をクリックすると、共有に関する設定画面が表示されます。

複数の人で使う場合は、必要に応じて変更すると良いかもしれません。

メールサーバーの設定

パスワードをリセットする時やシステム側からの通知がある時は、Nextcloudからメールが届くのですが、送信に使用するメールアドレスを設定することができます。

メールの設定は、共有の設定を行った時と同じ設定画面の「基本設定」で行います。基本設定を開くと、画面右側の一番下に入力欄が表示されます。

資格情報という部分には、送信に使用するメールアドレスとパスワードを入力します。また、テスト送信ができるので、設定が終わったら正常に届くかテストしてみると良いです。